Event Manager CB-Events

Als Event Manager bij Concertgebouw Brugge ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en realisatie van evenementen die door derden in het Concertgebouw worden georganiseerd. Je werkt van A tot Z, van voorbereiding tot uitvoering en evaluatie, en denkt proactief mee met de klant om creatieve voorstellen op maat uit te werken. Je werkt nauw samen met interne teams en externe partners en bent tevens het centrale aanspreekpunt voor organisatoren van 'Te gast' voorstellingen.

Responsibilities

• Voorbereiding evenementen:
• · Voorbereidende vergaderingen met organisatoren meestal gecombineerd met een uitgebreid bezoek aan de ruimtes in functie van wat gerealiseerd moet worden
• · Je maakt contracten en verkooporders op
• · Je vraagt de catering aan bij preferentiële traiteurs of Concertgebouwcafé en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner
• · Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timing, techniek, artiesten, repetities, parking, …) en bespreekt dit met de klant d.m.v. voorbereidende meetings, site visits, …
• · Je volgt de organisatie van de ticketverkoop van het event op bij Te Gast voorstellingen
• · Je begeleidt de klant bij de voorbereiding van een vlotte registratie bij congressen en bedrijfsevents
• · Je contacteert eventuele onderaannemers (audio/video, DJ, muzikale acts, …)
• · Je bent in nauw contact met onze partners zoals Visit Bruges Convention Bureau en Visit Flanders in het kader van specifieke dossiers
• · Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningsdatabase in
• · Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het Concertgebouw
• Tijdens het event:
• · Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
• · Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het Concertgebouw.
• · Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar en andere betrokken partners (audio/video, DJ, muzikale acts, enz).
• Na het event:
• · Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren.
• · Je maakt alle administratie in orde, klaar voor facturatie.
• Andere taken:
• · Algemene ondersteuning voor de Coördinator Concertgebouw Events op vlak van rapportering, sales en administratie
• · Voorbereiding, realisatie en follow-up van site visits
• · Algemene rapportage en klassement
• · Planning van en algemeen aanspreekpunt voor “Te gast” voorstellingen

Requirements

• · Je hebt verantwoordelijkheidszin.
• · Je kan proactief en oplossingsgericht denken en bent wendbaar.
• · Je werkt goed en graag samen.
• · Je streeft steeds kwaliteit na.
• · Je hebt minstens een bachelor diploma en minimum 3 jaar ervaring in het organiseren van events, congressen en/of concerten.
• · Je hebt organisatietalent, oog voor stijl en detail en hebt ervaring in projectmanagement.
• · Je ziet opportuniteiten, en kan de dromen van klanten vertalen naar haalbare events.
• · Je bent commercieel ingesteld en denkt klantgericht.
• · Je hebt voeling met de cultuursector.
• · Je hebt ervaring met eventcatering.
• · Je bent communicatief, contactvaardig, positief ingesteld, je kan mensen bewegen en bent een echte teamplayer.
• · Je bent stressbestendig en een creatieve problemsolver.
• · Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans.
• · Je bent administratief sterk, punctueel en planmatig.
• · Je hebt digitale skills en kan vlot overweg met MS Office, planningssoftware en CRM-pakket.
• · Je houdt de vinger aan de pols in de eventsector en weet nieuwe kansen te benutten.
• · Je bent bereid om te werken met flexibele werkuren, avond- en weekendwerk.

Nice to have

• · Je hebt bij voorkeur al een relevant netwerk in de bedrijfs-, congreswereld of meetingindustrie opgebouwd.

Benefits

• · een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
• · een functie in een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega’s in een Vlaamse kunstinstelling met een kwaliteitsvolle en veelzijdige infrastructuur in een wereld-erfgoedstad in verandering
• · een open werksfeer met ruimte voor initiatief
• · een competitief loon binnen de sector (B Barema PC 304), inclusief maaltijdcheques, volwaardige eindejaarspremie, fietsvergoeding, 100% terugbetaling van abonnement openbaar vervoer
• · een degelijk interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen