Sales & Events Coordinator (m/w/d) in Vollzeit

Als Sales & Events Coordinator bist Du die zentrale Ansprechperson für Veranstaltungsanfragen – von der ersten Anfrage bis zur erfolgreichen Durchführung des Events. Du verbindest Sales, Kundenbetreuung und Eventorganisation und sorgst gemeinsam mit Service-, Küchen- und Marketingteam dafür, dass aus einer Anfrage ein unvergesslicher Moment wird. Dabei bist Du gleichermaßen Verkäufer:in, Gastgeber:in und Organisationstalent und hast Freude daran, Kund:innen persönlich zu beraten, individuelle Veranstaltungen zu planen und Eventbuchungen erfolgreich voranzutreiben.

Responsibilities

• Veranstaltungsanfragen & Sales-Pipeline: Du bearbeitest eingehende Anfragen über E-Mail, Telefon, Website, Social Media und weitere Kanäle und begleitest unsere Kund:innen durch den gesamten Verkaufsprozess – von der ersten Anfrage über Angebot und Optionierung bis zum Vertragsabschluss.
• Angebotserstellung & Verkauf: Du erstellst individuelle Angebote auf Basis unserer Vorlagen, kalkulierst Mindestumsätze und Menüoptionen und berätst unsere Kund:innen zu passenden Veranstaltungsformaten, Bereichen und Zusatzleistungen. Dabei hast Du Umsatzpotenziale und Abschlusswahrscheinlichkeiten im Blick.
• Kundenkommunikation & Follow-up: Du bist zentrale Ansprechperson für unsere Kund:innen und sorgst für eine persönliche, herzliche und lösungsorientierte Kommunikation. Du führst die E-Mail-Korrespondenz, beantwortest Anfragen zeitnah und fasst bei offenen Angeboten aktiv nach.
• Event- & Dokumentenmanagement: Du erstellst und verwaltest Angebote, Verträge und Bestätigungen und stellst sicher, dass alle wichtigen Informationen wie Rechnungsadressen, Menüs, Sonderwünsche und unterschriebene Dokumente vollständig im System hinterlegt sind. Individuelle Menükarten koordinierst Du bei Bedarf mit unserem Grafikdesign.
• Kalender- & Kapazitätsmanagement: Du behältst den Überblick über angefragte und gebuchte Veranstaltungen, prüfst Verfügbarkeiten und erkennst mögliche Kapazitätsengpässe frühzeitig. Gemeinsam mit dem Team findest Du bei Bedarf alternative Termine oder passende Bereiche und vermeidest Doppelbuchungen.
• Kundenpflege & Stammdaten: Du pflegst unsere Kundendatenbank und dokumentierst relevante Informationen, Präferenzen und vergangene Veranstaltungen. So können wir wiederkehrende Kund:innen persönlich und auf Basis ihrer bisherigen Erfahrungen betreuen.
• Eventkoordination: Du übergibst alle relevanten Informationen rechtzeitig an die beteiligten Teams und stimmst Dich eng mit Service, Küche, Marketing und weiteren Ansprechpartner:innen ab, damit jedes Event optimal vorbereitet und durchgeführt werden kann.
• Teamkommunikation & Reporting: Du dokumentierst wichtige Absprachen und Entscheidungen in unserem Event-Management-System und stimmst Dich über unsere internen Kommunikationskanäle mit dem Team ab. Gleichzeitig behältst Du Deine relevanten Kennzahlen wie Anzahl der Anfragen, Abschlussquote, Umsatzentwicklung und Antwortzeiten im Blick und arbeitest kontinuierlich an deren Verbesserung.
• Prozessoptimierung: Du bringst eigene Ideen ein, erkennst Verbesserungspotenziale in unseren Abläufen und unterstützt uns dabei, unsere Sales- und Eventprozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Requirements

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Hotellerie, Gastronomie, Eventmanagement, Tourismus oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ bringst Du relevante Berufserfahrung in der Veranstaltungskoordination, im Vertrieb oder in der gehobenen Gastronomie mit
• Idealerweise 2 bis 4 Jahre Erfahrung im Eventverkauf, in der Veranstaltungsorganisation oder in der Kundenbetreuung, vorzugsweise in der Gastronomie, Hotellerie oder im Catering
• Erfahrung in der Bearbeitung von Veranstaltungsanfragen, Angebotserstellung und Kundenbetreuung ist von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein sicheres Gespür für den richtigen Ton – herzlich, professionell und lösungsorientiert
• Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise – auch bei vielen parallel laufenden Anfragen und Veranstaltungen behältst Du den Überblick
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung sowie Freude daran, individuelle Wünsche zu verstehen und passende Lösungen zu finden
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein – Du erkennst, was zu tun ist, und packst selbstständig an
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Service, Küche, Marketing und weiteren internen Ansprechpartner:innen
• Belastbarkeit und Ruhe, auch wenn es in der Hochsaison oder kurz vor einer Veranstaltung einmal etwas turbulenter wird
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind ein Plus
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie E-Mail, Kalender und webbasierten Anwendungen
• Erfahrung mit CRM- oder Event-Management-Systemen ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung – wichtig ist, dass Du Dich schnell in neue Systeme und Prozesse einarbeitest

Benefits

• Attraktive Gehalts- und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige persönliche sowie abteilungsübergreifende Jour fixe für eine umfassende Kommunikation und eine konstruktive Feedback-Kultur
• Ein engagiertes und hochmotiviertes Team in einer modernen Arbeitsumgebung
• Gleitzeiten für eine ideale Work-Life-Balance
• Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen
• Günstige Fitness-/Wellness-Mitgliedschaft bei Wellpass für Deine persönliche Gesundheitsförderung
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