Event Manager

Responsibilities

• Координувати підготовку мітапів, конференцій, акселераційних програм, кемпів, освітніх програм та інших подій AI HOUSE.
• Формувати план підготовки, таймлайни, чеклісти та контролювати виконання всіх домовленостей з підрядниками.
• Підбирати й бронювати локації відповідно до формату, масштабу та технічних потреб події.
• Організовувати технічне забезпечення, кейтеринг, логістику, навігацію та оформлення простору.
• Координувати роботу команди, волонтерів і підрядників до та під час проведення заходів.
• Супроводжувати події в день проведення та оперативно вирішувати організаційні питання.
• Готувати коротку звітність і збирати фідбек за результатами заходів.
• Менеджмент виготовлення брендування подій та мерча на всіх етапах: від ідеї до реалізації.
• Шукати, відбирати й координувати підрядників та постачальників для реалізації подій.
• Збирати пропозиції, порівнювати умови, контролювати бюджети, дедлайни та якість виконання.
• Генерувати креативні ідеї, нестандартні рішення та нові формати оформлення.
• Контролювати виготовлення, пакування й доставку матеріалів та мерчу.
• Взаємодіяти з кур’єрськими службами й контролювати доставки, пов’язані з підготовкою заходів.
• Взаємодіяти зі спікерами, експертами, партнерами, гостями та учасниками подій.
• Забезпечувати інформаційний супровід учасників подій: запрошення, нагадування, організаційні деталі та інструкції.
• Зустрічати й супроводжувати спікерів, партнерів і гостей під час заходів.
• Співпрацювати з комунікаційною та дизайн-командами під час підготовки промоматеріалів і візуального оформлення.
• Готувати проєктні документи, бюджети, списки учасників та інші допоміжні матеріали.
• Пропонувати рішення для оптимізації процесів і підвищення якості майбутніх подій.

Requirements

• Маєш 2+ роки досвіду в організації подій та івент-менеджменті
• Вмієш організовувати події різного масштабу та складності.
• Можеш одночасно координувати багато процесів і не втрачати важливі деталі.
• Відповідально ставишся до результату та дотримуєшся домовленостей.
• Проактивно пропонуєш ідеї, а не лише виконуєш поставлені завдання.
• Легко комунікуєш із різними людьми: від підрядників і гостей до партнерів та топ-спікерів.
• Швидко реагуєш на зміни та спокійно вирішуєш операційні питання.
• Маєш відчуття якості, візуальну надивленість і бажання створювати нестандартні рішення.
• Маєш цікавість до технологій, AI та інновацій.
• Проживаєш у Києві та готовий/готова до можливих відряджень в інші міста України.
• Вільне володіння українською мовою та рівень англійської B2.

Nice to have

• Досвід організації бізнес-подій, конференцій або технологічних мітапів.
• Досвід роботи зі спікерами, партнерами та зовнішніми командами.
• Досвід у технологічних, освітніх або ком’юніті-проєктах.
• Власна база перевірених підрядників і постачальників.
• Досвід створення брендованого мерчу та оформлення подій.

Benefits

• Ви долучитеся до амбітних і відкритих професіоналів, щоб разом ділитися ідеями й формувати майбутнє AI в Україні.
• Можливість працювати з дому або з нашого затишного офісу біля Золотих воріт — обирайте комфортний для себе ритм і поєднуйте продуктивність із гнучкістю.
• Ви зможете відвідувати профільні події, знайомитися з лідерами індустрії та ключовими стейкхолдерами, будуючи цінні професійні зв’язки всередині української tech-спільноти.
• 21 день оплачуваної відпустки, короткострокові та довгострокові лікарняні, компенсаційні вихідні, декретні та батьківські відпустки та інші можливості — усе, щоб ви могли організувати своє життя відповідно до власних потреб.
• Комплексний пакет медичного забезпечення, включно зі стоматологією.
• AI HOUSE зацікавлені у вашому зростанні — тому компенсують витрати на професійні курси та конференції. Ви також матимете доступ до всіх освітніх та бізнес-активностей Roosh, де вони залучаємо топових експертів із різних галузей для розвитку як hard, так і soft skills.
• AI HOUSE підтримає вас і в радісні, і в складні моменти цього непередбачуваного життя.