Coordonnateur.trice, événements marketing

Responsibilities

• Coordonner la logistique de A à Z, soit les inscriptions, les fournisseurs, le matériel, le transport, le montage et le démontage.
• Coordonner les trois éditions d'Impact IA, à Montréal, Toronto et Chicago, avec le reste de l'équipe marketing.
• Gérer les commandites, les ententes, les fournisseurs et les partenaires.
• Tenir l'inventaire du matériel événementiel. Savoir en tout temps ce qu'on a, où c'est et dans quel état.
• Monter les échéanciers dans ClickUp et suivre le budget de chaque événement.
• Organiser la présence de l'équipe. Qui est là, à quel moment, avec quel message.
• Proposer des activations créatives et originales.
• T'appuyer sur Claude au quotidien pour accélérer la préparation, les suivis et les bilans, et optimiser nos processus événementiels avec l'IA.
• Être sur place, orchestrer le déroulement et régler ce qui accroche.
• T'assurer que chaque contact intéressant est capté correctement et se rend dans HubSpot.
• Accueillir, aborder, présenter. Sur le plancher d'un salon, tu es souvent le premier visage de Vooban.
• Travailler main dans la main avec l'équipe des ventes. Tu prépares les reps, tu les places aux bons endroits, tu leur amènes les bonnes conversations.
• Bâtir des relations durables avec nos fournisseurs, nos partenaires et les organisateurs des événements où on revient année après année.
• Sortir les chiffres après chaque événement, soit les contacts qualifiés rencontrés, le coût réel et ce qui en est ressorti.
• Faire le bilan et le partager au marketing et aux ventes.
• Recommander les événements à refaire, ceux à couper et ceux à essayer.

Requirements

• On cherche quelqu'un avec 3 à 5 ans d'expérience en coordination d'événements, et un DEC ou un bac dans un domaine pertinent. Au-delà du parcours :
• L'événementiel n'est pas un détour dans ton parcours, c'est ce que tu veux faire. Ça se voit dans la façon dont tu parles de tes événements passés.
• Une organisation à toute épreuve. Plusieurs événements avancent en parallèle et rien ne peut tomber entre deux chaises.
• De l'autonomie réelle. Personne ne va te dire quoi faire le lundi matin. Tu arrives avec ton plan.
• De l'entregent. Tu es à l'aise d'aborder un inconnu, de tenir une conversation et de faire bonne impression au nom de Vooban.
• Une communication claire, à l'oral comme à l'écrit. Le bilinguisme est exigé, parce que la moitié de nos événements se passent en anglais.
• De la créativité appliquée. Des idées pour des événements qui sortent du lot, et la capacité de les livrer avec le budget qu'on a.
• De l'aisance avec les imprévus, parce qu'il va y en avoir.
• Le goût de contribuer à la réussite du département et des événements, et de voir un chiffre monter.

Benefits

• ☀️ Possibilité de cumuler les heures travaillées et horaire flexible;
• ❤️‍🩹 Assurances collectives individuelles payées à 100 % par Vooban;
• 📈 Un régime de REER auquel Vooban contribue jusqu'à 4% de ton salaire, jusqu'à concurrence de 4 000$;
• 🍎 Des formations diversifiées seront offertes, parce qu’on a à coeur que tu puisses continuer à te développer;
• 🛜 120 $ par mois pour payer ton internet et ton forfait cellulaire;
• ⚽ Chaque employé dispose de 500$ pour l'encourager à faire de l'activité physique;
• 🖥️ 500$ dès l'embauche pour construire ton set-up de travail de rêve, chez toi ou au bureau;
• 🚘 Remboursement du stationnement (Québec) ou de la passe de métro ou d'autobus (Québec et Montréal);
• 📱Service de télémédecine gratuit;
• ✨Plusieurs comités sociaux à l'interne, 5@7, team building mensuels, café et bière à volonté, une ambiance de travail incroyable et encore plus!